Tek düzen hesap planı çerçevesinde, kasa farklarının muhasebe kayıtlarında, aşağıdaki hesaplar kullanılmaktadır.
- 100.Kasa
- 197.Sayım ve Tesellüm Noksanları
- 397.Sayım ve Tesellüm Fazlaları
- 679. Diğer Olağan Dışı Gelir ve Karlar
- 689. Diğer Olağan Dışı Gider ve Zararlar (-)
Eğer kasa noksanlık veya fazlalığı aynı gün içerisinde tespit edilemez ise,
- Sebep bulunana kadar, fazlalık durumunda 397 Sayım ve tesellüm fazlalığı hesabı alacaklı ve karşılığında 100 Kasa Hesabı borçlandırılır.
- Noksanlık durumunda ise 197 Sayım ve Tesellüm noksanları hesabı borçlu ve karşılığında 100 Kasa hesabı da alacaklandırılmaktadır.
- Bu tür düzeltme kayıtları sonucunda kasa hesabı fiili durumu ile eşit hale gelmektedir.
Ancak, kasada noksanlık veya fazlalık var ise ve sebebi o gün tespit edilirse,
- 197 Sayım ve Tesellüm noksanları hesabı veya 397 Sayım ve tesellüm fazlalığı hesaplarının kullanılmasına ihtiyaç kalmamaktadır.
- Bulunan nedene göre gerekli hesapla kasa hesabı kapatılır.
- Örneğin gün içinde kasada noksanlık olduğu tespit edildi. Ancak aynı gün içinde bu noksanlığın, cariye yapılan ödeme kaydının tutulmamasından kaynaklı olduğu anlaşılmıştır.
- Bu durumda yapılacak olan kayıt 100 kasa hesabı, ödeme yapılmasından kaynaklı azaldığı için alacaklandırılırken karşılığında 320 Satıcılar hesabı da ödemesi yapıldığı ve azaldığı için borçlandırılmaktadır.
197 veya 397 hesaplarına kaydedilen fakların daha sonra tespit edilmesi durumunda,
- Bu hesaplardaki tutarlar kapatılarak, fazlalık veya noksanlığın nedeni olan hesaplara aktarılmalıdır.
197 veya 397 hesaplarına kaydedilen fakların dönem sonunda tespit edilememiş olması durumunda,
- 397 deki fazlalık yaratan tutar 679. Diğer Olağan Dışı Gelir ve Karlar
- 197. deki noksanlıklar, 689. Diğer Olağan Dışı Gider ve Zararlar(-) hesaplarına aktarılır.